OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Zásady spracúvania osobných údajov

Spoločnosť Autowilis.sk s r.o. so sídlom Pod Glavicou 7121/14, 84108 Bratislava, IČO 51205866 (ďalej len „Prevádzkovateľ“) v zmysle nariadenia 2016/679 GDPR o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len "zákon") disponuje vypracovanými bezpečnostnými opatreniami, ktoré sú pravidelne aktualizované. Vymedzujú rozsah a spôsob bezpečnostných opatrení potrebných na eliminovanie a minimalizovanie hrozieb, a rizík pôsobiacich na informačný systém s cieľom zabezpečiť:
- dostupnosť, integritu a spoľahlivosť systémov riadenia najmodernejšími informačnými technológiami,
- chrániť osobné údaje pred stratou, poškodením, odcudzením, modifikáciou, zničením a zachovať ich
dôvernosť,
- identifikovať potenciálne problémy a zdroje narušenia a predchádzať im.

Kontakt na zodpovednú osobu (Data Protection Officer - DPO): wilis@wilis.sk

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s politikou uchovávania údajov a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k osobným údajom majú len osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje budú zálohované v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, ktoré by mohli vzniknúť najmä narušením bezpečnosti alebo poškodením integrity spracúvaných dát.

Vymedzenie pojmov

„osobné údaje“ sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby

„spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.

„obmedzenie spracúvania“ je označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti;

„profilovanie“ je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom;

„informačný systém“ je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe;

„prevádzkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov; v prípade, že sa účely a prostriedky tohto spracúvania stanovujú v práve Únie alebo v práve členského štátu, možno prevádzkovateľa alebo konkrétne kritériá na jeho určenie určiť v práve Únie alebo v práve členského štátu;

„sprostredkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa;

„tretia strana“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov;

„súhlas dotknutej osoby“ je akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týka;

„porušenie ochrany osobných údajov“ je porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene, neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov, ktoré sa prenášajú, uchovávajú alebo inak spracúvajú, alebo neoprávnený prístup k nim;

„relevantná a odôvodnená námietka“ je námietka voči návrhu rozhodnutia, či došlo k porušeniu tohto nariadenia, alebo či je plánované opatrenie vo vzťahu k prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi v súlade s týmto nariadením, ktoré musí jasne preukázať závažnosť rizík, ktoré predstavuje návrh rozhodnutia, pokiaľ ide o základné práva a slobody dotknutých osôb a prípadne voľný pohyb osobných údajov v rámci Únie;

Účely spracúvania osobných údajov

Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Osobné údaje, ktoré spracúvame o svojich zákazníkoch, spracúvame na základe zmluvy. Právnym základom spracúvania osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia v zmysle zákona č. 351/2011 Z.z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov a zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník.

Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, korešpondenčná adresa, miesto pripojenia zákazníka (ak sa líši od miesta trvalého pobytu) pokiaľ sa tento udaj uvádza v špecifikácii príslušnej služby v zákazníckej zmluve, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu alebo iného dokladu totožnosti, e-mail, štátna príslušnosť, telefónne číslo, e-mail, údaje o vyúčtovaní služieb, výška neuhradených záväzkov, IP adresa a iné relevantné údaje rozsahu stanovenom § 56 zákona č. 351/2011 Z.z. V prípade podnikateľov sa jedná o obchodné meno, miesto podnikania a identifikačné číslo fyzickej osoby – podnikateľa alebo obchodné meno, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby.

Následne sú uchovávané v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Lokalizačné údaje sú uchovávané do uplynutia lehoty, počas ktorej možno faktúru právne napadnúť alebo uplatniť nárok na platbu, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.

Priamy marketing
Osobné údaje, ktoré spracúvame o svojich zákazníkoch na marketingové účely, spracúvame na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) nariadenia. Na účel preverenia, či oprávnené záujmy prevádzkovateľa pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb na uvedený účel prevažujú nad záujmami, základnými právami a slobodami dotknutej osoby, vykonal prevádzkovateľ vo vzťahu k účelu spracúvania porovnávací test (test proporcionality). Rozsah spracúvaných osobných údajov: meno, priezvisko, telefón a e-mail. Následne sú uchovávané po dobu platnosti zmluvy medzi prevádzkovateľom a zákazníkom.

Spracovanie účtovných dokladov
Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Právnym základom spracúvania osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia hlavne v zmysle zákona zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, adresa, číslo účtu, podpis. Následne sú uchovávané po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Monitorovanie priestorov za účelom ochrany majetku
Monitorovanie priestorov prostredníctvom kamerového systému sa vykonáva v zmysle oprávneného záujmu prevádzkovateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) nariadenia. Na účel preverenia, či oprávnené záujmy prevádzkovateľa pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb na uvedený účel prevažujú nad záujmami, základnými právami a slobodami dotknutej osoby, vykonal prevádzkovateľ vo vzťahu k účelu spracúvania porovnávací test (test proporcionality). Záznamy z monitorovaného priestoru sú uchovávané po dobu 10 dní.

Reklamácie
V prípade reklamácií sa osobné údaje spracúvajú v zmysle článku 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 397/2008 Z. z. Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, adresa, telefón a e-mail. Následne sú uchovávané v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Vymáhanie pohľadávok
V prípade vymáhania pohľadávok sa osobné údaje spracúvajú v zmysle článku 6 ods. 1 písm. c) nariadenia. Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, adresa, telefón a e-mail. Následne sú uchovávané v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Exekúcie
Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 59/2018 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok). Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, rodné číslo, adresa,. Následne sú uchovávané v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov
Spracúvanie osobných údajov dodávateľov a odberateľov sa vykonáva v zmysle oprávnených záujmov prevádzkovateľa, v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. f) nariadenia. Na účel preverenia, či oprávnené záujmy prevádzkovateľa pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb na uvedený účel prevažujú nad záujmami, základnými právami a slobodami dotknutej osoby, vykonal prevádzkovateľ vo vzťahu k účelu spracúvania porovnávací test (test proporcionality). Rozsah spracúvaných osobných údajov: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenia, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa. Následne sú uchovávané po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvy v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Evidencia uchádzačov o zamestnanie
Spracúvanie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie sa vykonáva na základe „Súhlasu“ so spracúvaním osobných údajov v zmysle čl.6 ods.1 písm. a) nariadenia, ktorý poskytne uchádzač. Prevádzkovateľ bude kontaktovať len úspešných uchádzačov. Prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania. Osobné údaje sú uchovávané po dobu 12 mesiacov od udelenia súhlasu. Máte právo kedykoľvek pred uplynutím uvedenej doby odvolať svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odoslaním žiadosti na emailovú adresu: wilis@wilis.sk alebo zaslaním žiadosti na adresu Prevádzkovateľa s uvedením textu „GDPR odvolanie súhlasu“ na obálke. Prevádzkovateľ prehlasuje, že v prípade písomnej žiadosti dotknutej osoby o ukončenie spracúvania osobných údajov pred uvedenou lehotou, tieto budú vymazané v lehote 30 dní od doručenia odvolania súhlasu.

Poskytovanie osobných údajov tretím stranám

Štandardne platí, že prevádzkovateľ bez vášho súhlasu neposkytuje osobné údaje tretím stranám vynímajúc prípady, keď poskytovanie osobných údajov vyplýva zo zákona alebo osobitných predpisov. V prípade priameho marketingu môžu byť poskytnuté naším partnerom, ktorí pre prevádzkovateľa vykonávajú čiastkové činnosti spracúvania osobných údajov, najmä v oblasti zasielania marketingových správ a prieskumu spokojnosti.

Práva dotknutej osoby

Právo odvolať súhlas - v prípadoch, kedy vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v sídle našej spoločnosti. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.

Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré stenám poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán. Ochrana osobných údajov – informačná povinnosť Stupeň dôvernosti: Verejné

Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a vy podáte námietku, nebudeme vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

Ak sa domnievate, že akékoľvek osobné údaje, ktoré máme o vás, sú nesprávne alebo neúplné, tak nás kontaktujte.

V prípade, že chcete podať námietku na spôsob, akým spracúvame vaše osobné údaje, obráťte sa na našu zodpovednú osobu (Data Protection Officer), ktorej e-mailová adresa je: wilis@wilis.sk alebo písomne zaslaním námiekty na adresu: Autowilis.sk s r.o. so sídlom Pod Glavicou 7121/14, 84108 Bratislava. Naša zodpovedná osoba preskúma vašu námietku a bude s vami spolupracovať, aby sme túto záležitosť vyriešili.